Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Marko Feller – MF Online-Solutions
Hauptstr. 12a
03222 Lübbenau
Deutschland
E-Mail: service@my-webconcept.de
Webseite: https://kfz.my-webconcept.de
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung, Nutzung, Sicherheit und Abrechnung des Online-Dienstes KFZ-Fahrtenbuch erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage hierfür besteht.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
3. Zugriffsdaten und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Webseite und bei Nutzung des Dienstes werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adresse des zugreifenden Geräts,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene URL beziehungsweise Seite,
- übertragene Datenmenge,
- Browsertyp und Browserversion,
- verwendetes Betriebssystem,
- Referrer-URL, sofern übermittelt,
- HTTP-Statuscodes,
- technische Fehlermeldungen.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur technischen Bereitstellung des Dienstes, zur Fehleranalyse, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Abwehr missbräuchlicher Nutzung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung des Dienstes.
Server-Logfiles werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder Missbrauch erforderlich ist.
4. Registrierung und Nutzerkonto
Für die Nutzung des Dienstes ist eine Registrierung erforderlich. Dabei verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
- Name oder Bezeichnung des Nutzers, sofern angegeben,
- E-Mail-Adresse,
- Passwort in verschlüsselter Form,
- Datum und Uhrzeit der Registrierung,
- Status des Nutzerkontos,
- gewählter Tarif beziehungsweise Abonnementstatus,
- technische Verwaltungsdaten des Nutzerkontos.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Verwaltung des Nutzerkontos, zur Authentifizierung des Nutzers und zur Bereitstellung des Dienstes.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
5. Fahrtenbuchdaten
Im Rahmen der Nutzung des Dienstes kann der Nutzer Fahrtenbuchdaten erfassen und verwalten. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Fahrzeugdaten, zum Beispiel Kennzeichen, Fahrzeugbezeichnung, Kilometerstand oder Fahrzeugtyp,
- Fahrerdaten, zum Beispiel Name oder Zuordnung zu einem Nutzerkonto,
- Fahrtdaten, zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Startort, Zielort, Zwischenstopps, Strecke, Kilometerstand und Fahrtgrund,
- Angaben zur privaten, geschäftlichen oder sonstigen Nutzung,
- Vorlagen für wiederkehrende Fahrten,
- Exportdaten in PDF-, Excel- oder CSV-Format.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Fahrtenbuchfunktionen, zur Verwaltung und Auswertung der eingegebenen Daten sowie zur Erstellung von Exporten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, dass er zur Eingabe und Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter, insbesondere von Fahrern, Mitarbeitern, Kunden oder Ansprechpartnern, berechtigt ist.
Der Anbieter prüft nicht, ob die vom Nutzer eingegebenen Fahrtenbuchdaten steuerlich, arbeitsrechtlich oder rechtlich vollständig oder korrekt sind.
6. Automatische Kilometer- und Routenberechnung mit OpenRouteService
Der Dienst kann zur automatischen Berechnung von Entfernungen und Fahrstrecken den Kartendienst OpenRouteService nutzen.
Anbieter von OpenRouteService ist:
HeiGIT gGmbH
Heidelberg Institute for Geoinformation Technology at Heidelberg University
Heidelberg, Deutschland
Webseite: https://openrouteservice.org
Wenn der Nutzer die Funktion „Route berechnen“ verwendet, werden die hierfür erforderlichen Angaben serverseitig über unsere Anwendung an OpenRouteService übermittelt.
Dazu können insbesondere gehören:
- Startadresse oder Startkoordinaten,
- Zieladresse oder Zielkoordinaten,
- Zwischenstopps beziehungsweise Zwischenziele, sofern vom Nutzer angegeben,
- gewähltes Routingprofil beziehungsweise Verkehrsmittel,
- technische Anfragedaten wie Zeitpunkt der Anfrage und IP-Adresse unseres Servers.
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Berechnung der Route beziehungsweise Entfernung erforderlich ist.
Die Routenberechnung erfolgt serverseitig. Das bedeutet, dass die Anfrage grundsätzlich über unsere Server an OpenRouteService übermittelt wird und nicht direkt vom Endgerät des Nutzers an OpenRouteService gesendet wird. OpenRouteService erhält dadurch in der Regel nicht die IP-Adresse des Nutzers, sondern die technische Anfrage unserer Server.
Startadresse, Zieladresse und gegebenenfalls Zwischenstopps können personenbezogene oder personenbeziehbare Informationen enthalten, insbesondere wenn daraus Wohnorte, Arbeitsorte, Kundenadressen, Besuchsorte oder Bewegungsprofile ableitbar sind.
Die von OpenRouteService zurückgelieferten Routendaten, insbesondere berechnete Entfernung, Streckeninformationen und gegebenenfalls Dauerangaben, können im Fahrtenbuch gespeichert werden, soweit dies für die Fahrtenbuchfunktion erforderlich ist.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die automatische Kilometer- und Routenberechnung Bestandteil des vom Nutzer verwendeten Dienstes ist.
Soweit die Verarbeitung zur technischen Bereitstellung, Optimierung, Fehleranalyse oder Absicherung der Funktion erforderlich ist, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse liegt in der nutzerfreundlichen, automatisierten und fehlerreduzierten Berechnung von Fahrstrecken und Kilometerangaben.
Der Nutzer kann Fahrstrecken und Kilometerstände alternativ manuell erfassen, sofern die automatische Kilometerberechnung nicht verwendet werden soll.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenRouteService beziehungsweise HeiGIT finden sich in den Datenschutzhinweisen von HeiGIT:
https://heigit.org/privacy-policy/
7. Zahlungs- und Abrechnungsdaten
Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements verarbeiten wir die zur Abrechnung erforderlichen Daten. Dazu können insbesondere gehören:
- Name und Anschrift des Vertragspartners,
- E-Mail-Adresse,
- Rechnungsdaten,
- gebuchter Tarif,
- Zahlungsstatus,
- steuerlich erforderliche Angaben,
- Bankverbindungsdaten, sofern der Nutzer die Zahlung per Lastschrift wählt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Zahlungsabwicklung erfolgt per Lastschrift. Hierzu verarbeiten wir die vom Nutzer angegebenen Bankverbindungsdaten, insbesondere IBAN, Kontoinhaber und gegebenenfalls BIC, soweit dies für die Einziehung der fälligen Beträge erforderlich ist.
Die Bankverbindungsdaten werden ausschließlich zur Zahlungsabwicklung, Verwaltung des SEPA-Lastschriftmandats, Zuordnung von Zahlungen und Bearbeitung etwaiger Rücklastschriften verarbeitet.
Eine Übermittlung zahlungsrelevanter Daten kann an die beteiligten Kreditinstitute erfolgen, soweit dies zur Durchführung der Lastschrift erforderlich ist.
8. Kontaktaufnahme und Support
Wenn Nutzer uns per E-Mail, Kontaktformular oder über eine Supportfunktion kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.
Dazu können insbesondere gehören:
- Name,
- E-Mail-Adresse,
- Inhalt der Anfrage,
- technische Informationen zum Nutzerkonto oder Problemfall,
- Zeitpunkt der Kontaktaufnahme.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage und zur Kommunikation mit dem Nutzer.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem bestehenden oder angebahnten Vertrag zusammenhängt. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. E-Mail-Kommunikation
Wir verwenden die E-Mail-Adresse des Nutzers für vertragsbezogene Mitteilungen, insbesondere zur Registrierung, Passwort-Wiederherstellung, Vertragsverwaltung, Zahlungsinformationen, sicherheitsrelevanten Hinweisen und wichtigen Änderungen des Dienstes.
Der Versand von E-Mails erfolgt über einen eigenen SMTP-Server des Anbieters. Es wird hierfür kein externer E-Mail-Marketing- oder Newsletter-Dienstleister eingesetzt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sofern Nutzer ausdrücklich in den Erhalt von Produktinformationen, Updates oder Newslettern einwilligen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
10. Cookies und lokale Speicherung
Der Dienst verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien, die für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich sind.
Dazu können insbesondere Session-Cookies, Login-Cookies, Sicherheits-Tokens oder notwendige Einstellungen zur Sitzungsverwaltung gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Login-Funktion, zur Sitzungsverwaltung, zur Sicherheit des Dienstes und zur Speicherung notwendiger Nutzereinstellungen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Es werden keine technisch nicht notwendigen Cookies für Analyse, Marketing, Tracking oder Werbung eingesetzt.
Da ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet werden, ist für diese Cookies keine vorherige Einwilligung erforderlich.
11. Analyse- und Tracking-Tools
Der Dienst verwendet keine Analyse-, Tracking-, Marketing- oder Werbetools.
Es findet kein Nutzertracking zu Werbe- oder Analysezwecken statt.
Es werden insbesondere keine Dienste wie Google Analytics, Matomo, Meta Pixel oder vergleichbare Tracking-Technologien eingesetzt.
12. Sicherheit und Missbrauchsprävention
Zur Sicherheit des Dienstes und zur Verhinderung von Missbrauch können technische Daten verarbeitet werden.
Dazu können insbesondere gehören:
- IP-Adressen,
- Login-Zeitpunkte,
- fehlgeschlagene Login-Versuche,
- Geräte- und Browserinformationen,
- technische Sicherheitsprotokolle,
- gesperrte IP-Adressen oder Nutzerkonten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erkennung, Verhinderung und Aufklärung von Missbrauch, Angriffen, unbefugten Zugriffen und sonstigen Sicherheitsvorfällen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Dienstes, der Nutzerdaten und unserer technischen Infrastruktur.
13. Datenexporte
Der Dienst ermöglicht den Export von Fahrtenbuchdaten, insbesondere als PDF, Excel oder CSV.
Die Erstellung solcher Exporte erfolgt auf Veranlassung des Nutzers. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, exportierte Dateien sicher aufzubewahren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
14. Hosting und technische Infrastruktur
Der Dienst wird auf Servern von Marko Feller – MF Online-Solutions betrieben. Der Anbieter ist selbst Hostinganbieter und stellt die technische Infrastruktur für den Dienst eigenständig bereit.
Die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt auf Servern innerhalb Deutschlands beziehungsweise innerhalb der Europäischen Union.
Die technische Bereitstellung umfasst insbesondere Webhosting, Datenbankbetrieb, Serveradministration, Sicherheitsmaßnahmen, Backup-Systeme und E-Mail-Versand über eigene Serverdienste.
Eine Beauftragung eines externen Hostinganbieters für den Betrieb des Dienstes erfolgt nicht, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und zuverlässigen Bereitstellung des Dienstes.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
15. Empfänger personenbezogener Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, der Nutzer eingewilligt hat oder eine sonstige Rechtsgrundlage besteht.
Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:
- OpenRouteService beziehungsweise HeiGIT gGmbH, soweit der Nutzer die automatische Kilometer- oder Routenberechnung verwendet,
- beteiligte Kreditinstitute im Rahmen der Zahlungsabwicklung per Lastschrift,
- Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister, soweit dies für Buchhaltung und steuerliche Pflichten erforderlich ist,
- Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
- Rechtsberater, soweit dies zur Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
Eine Weitergabe an externe Analyse-, Tracking- oder Werbedienstleister findet nicht statt.
16. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
Der Dienst wird auf Servern innerhalb Deutschlands beziehungsweise der Europäischen Union betrieben.
Die Nutzung von OpenRouteService erfolgt über die HeiGIT gGmbH mit Sitz in Deutschland.
17. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nutzerkonto- und Vertragsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Fahrtenbuchdaten werden für die Dauer des Nutzerkontos beziehungsweise des Vertragsverhältnisses gespeichert, soweit der Nutzer diese nicht selbst löscht oder eine kürzere Speicherung vereinbart ist.
Nach Beendigung des Abonnements bleiben Fahrtenbuchdaten für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert, damit der Nutzer diese exportieren kann. Danach können die Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, können für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert werden.
Von OpenRouteService verarbeitete Daten unterliegen den dortigen Speicher- und Löschfristen. Weitere Informationen hierzu finden sich in den Datenschutzhinweisen von HeiGIT beziehungsweise OpenRouteService.
18. Backups
Zur Sicherung des Dienstes werden regelmäßige Backups erstellt.
Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung der technischen Systeme im Falle eines Datenverlusts, eines Sicherheitsvorfalls oder eines technischen Fehlers.
In Backups enthaltene personenbezogene Daten werden nicht aktiv genutzt.
Backups werden für einen Zeitraum von 14 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht oder überschrieben.
19. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
- Recht auf Löschung personenbezogener Daten,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit,
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zur Ausübung dieser Rechte kann sich der Nutzer jederzeit an den Anbieter wenden.
20. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
21. Widerruf von Einwilligungen
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, bleibt vom Widerruf unberührt.
22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem der Anbieter seinen Sitz hat.
Für Brandenburg ist dies:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Webseite: https://www.lda.brandenburg.de
23. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
24. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, der Dienst, die eingesetzten Technologien oder unsere Datenverarbeitungsprozesse ändern.
Für die Nutzung des Dienstes gilt jeweils die aktuelle Datenschutzerklärung.
Stand: Mai 2026